Proteggere nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici grazie alla conservazione digitale. Documento informatico, definizione e conservazione
ROMA. Le pubbliche amministrazioni sono tenute a conservare tutti i documenti formati nell’ambito della loro azione amministrativa.
Per assolvere a questa funzione, ogni pubblica amministrazione è tenuta ad adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti per la formazione, l’archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici.
A definire le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione è L’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) che si occupa anche dell’accreditamento dei soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici.
Soggetti come CMTrading, gruppo che si occupa di gestione digitale delle comunicazioni a sostegno delle imprese nel percorso di trasformazione digitale.
Vediamo cos’è un documento informatico e come si gestisce la sua conservazione.
Documento informatico, cos’è e dove è disciplinato (H2)
La definizione di documento informatico è contenuta nel Codice dell’Amministrazione Digitale, decreto legislativo n’82 del 2005, comunemente noto come CAD.
All’interno del CAD il documento informatico viene definito come “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” in contrapposizione al documento analogico.
Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha efficacia probatoria quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore.
In tutti gli altri casi, l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità.
Sistemi di conservazione dei documenti informatici (H2)
La conservazione digitale è l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici.
In base a quanto previsto dall’art. 44 del CAD, il sistema di conservazione dei documenti informatici ne assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
Il sistema di gestione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni è gestito da un responsabile il quale opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi.
Il responsabile può affidare la conservazione dei documenti informatici ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative, e tecnologiche e di protezione dei dati personali, come CMTrading.
La lista dei conservatori accreditati è consultabile sul sito dell’AgID.
