I due strumenti operativi sono il risultato di un percorso che la Provincia ha intrapreso per snellire il sistema di gestione e archiviazione dei documenti
SIENA. Un manuale di gestione del sistema informatico e dei documenti relativi all’attività istituzionale e un massimario di selezione e scarto per regolare la conservazione degli atti in archivio, elaborato per la prima volta in Toscana per un’amministrazione provinciale. Con questa duplice azione la Provincia di Siena continua il suo cammino verso la semplificazione amministrativa, migliorando la trasparenza e la tempestività delle operazioni e operando concretamente per ridurre le spese di produzione e conservazione del materiale cartaceo.
I due manuali saranno presentati venerdì (17 dicembre), dalle ore 10 alle ore 13, nella Sala dell’Aurora, presso la sede dell’amministrazione provinciale, alla presenza di Fabio Dionori, assessore provinciale alla semplificazione amministrativa della Provincia di Siena; Simona Migliorini, dirigente Affari generali della Provincia di Siena; Emilio Capannelli, della Soprintendenza archivistica per la Toscana di Firenze; Ilaria Pescini, della Direzione organizzazione e risorse della Regione Toscana. Alla presentazione parteciperanno anche Andrea Giorgi, Stefano Moscadelli e Leonardo Mineo, docenti dell’Università degli Studi di Trento e di Siena che hanno curato i due manuali in collaborazione con l’ufficio Archivio e Protocollo generale della Provincia di Siena .
“Il manuale di gestione del sistema informatico e dei documenti relativi all’attività istituzionale – spiega Fabio Dionori, assessore provinciale alla semplificazione amministrativa – descrive e organizza le modalità di produzione, acquisizione, gestione, archiviazione e conservazione dei documenti amministrativi e le funzionalità del protocollo informatico, nel rispetto delle normative vigenti. Il massimario di selezione e scarto, invece, indica i tempi di conservazione dei documenti in archivio ed è il primo elaborato per i documenti di un’amministrazione provinciale in Toscana. Questo strumento regola, in particolare, lo scarto, con l’obiettivo di conservare i documenti che costituiscono una testimonianza significativa dell’attività svolta dall’ente”.
“I due strumenti operativi – aggiunge Dionori – sono il risultato di un percorso che la Provincia di Siena ha intrapreso per riorganizzare e snellire il sistema di gestione e archiviazione dei documenti e si rivolgono a tutte le strutture amministrative del nostro ente. Il lavoro è iniziato con un censimento dei fascicoli documentali prodotti, con la collaborazione di tutti gli uffici, ed è proseguito con la redazione del manuale di gestione, elaborato dai collaboratori esterni ed esperti di archivistica, e degli allegati, di cui fa parte il massimario di selezione e scarto degli atti di archivio. L’intero percorso – conclude Dionori – è stato coordinato dal Settore Affari generali della Provincia di Siena, che ringrazio per l’impegno profuso e per quello che gli sarà richiesto in futuro, in qualità di responsabile per l’attuazione del manuale di gestione”.
