Houston, continuiamo ad avere problemi con le presentazioni!

di Michele Pinassi*

“Le immagini fotografiche sono un messaggio senza un codice.” (Roland Barthes)

SIENA. Alzi la mano chi non ha “sprecato” intere giornate ad assistere a presentazioni con slides piene di scritte e grafici illeggibili proiettate sullo schermo. Magari su temi anche interessanti ma che, talmente concentrati a capire cosa c’è scritto sulle slide proiettate, ci distraiamo totalmente da ciò che viene detto, perdendone il filo logico. La presentazione diventa, quindi, inefficace.

Ammetto che è difficile resistere alla tentazione di realizzare quelle che vengono chiamate “slideuments“, ovvero slide piene di scritte che, di fatto, sono documenti: immaginiamo le slide come un qualcosa che poi va dato agli astanti, a mo’ di promemoria. Inutile che vi dica che è quanto di più sbagliato, a rischio di essere antipatici.

Qualche suggerimento su come realizzare una buona presentazione lo avevo già dato in un post di qualche anno fa dal titolo “Come fare una bella presentazione ?“, dove riportavo i consigli più importanti acquisiti dalla lettura di un testo decisamente illuminante e ancora attuale: Presentation Zen, di Garr Reynolds.

A rischio quindi di ripetermi (siete stati avvertiti), continuando ad assistere a presentazioni dai contenuti interessanti ma dall’esposizione penosa, provo a dare qualche suggerimento spassionato e gratuito a chi si appresta a presentare un lavoro o una idea.

1) Evitare slide con più di 15-20 parole

E’ dura, lo so. Ma essendo materiale che viene proiettato su uno schermo, non è detto che sia sempre ben leggibile. E gli astanti si concentreranno sul capire cosa c’è scritto nella slide invece di ascoltarvi: rischia di essere frustrante, non trovate?

• identificate il concetto principale ed usatelo come titolo della slide, bello grande e leggibile;
• ci sono cifre da mostrare? Prendete solo le più importanti e lasciate le altre per la vostra esposizione;
• resistete alla tentazione di scrivere poemi o di copia-incollare contenuti più lunghi di 20 parole;

2) Le slides non sono documenti da leggere

Credo non ci sia niente di più noioso di un conferenziere che legge a pappagallo le slide che proietta. Anche perché, diciamocela tutta, a leggere siamo capaci tutti: se devi leggere, a che serve la conferenza?

• se ritenete opportuno fornire un report più dettagliato, preparatelo separatamente e fornitelo, via e-mail o stampato, agli intervenuti. Iniziate la presentazione invitando gli astanti a non prendere appunti, dicendo loro che alla fine verrà inviata tutta la documentazione necessaria: devono ascoltare voi, non leggere le slide o scrivere sul tablet;
• ricordatevi sempre che è difficile leggere scritte proiettate su uno schermo;

3) Le slides servono a evidenziare (e veicolare) i concetti chiave. Punto.

Le slide servono solo ad evidenziare i concetti chiave. Punto. Lo ripeto perché è qui il punto nodale delle presentazioni. Le slide non devono essere la trasposizione dei documenti, altrimenti non sono slide. L’errore più comune, che rende decisamente noiose le conferenze, è prendere i documenti e trasporli in slide: non sarebbe più efficiente, allora, fornire agli astanti direttamente il documento?

• come detto sopra, preparate sia le slide che un documento di approfondimento per accompagnarle. Alla presentazione, proiettate le slide e poi fornite, a chi è interessato, il documento con tutto il materiale;

4) La forma è la sostanza

Ogni slide è un prodotto visivo che trasmette sia il contenuto che l’aspetto del contenuto. Slide brutte trasmetteranno sensazioni sgradevoli. Slide confuse trasmetteranno sensazioni confuse. Slide belle, ordinate, graficamente curate trasmetteranno invece sensazioni positive. Senza pretendere di realizzare delle opere d’arte, è sufficiente usare immagini di buona qualità, font, colore e dimensione dei caratteri adeguate.

• va bene prendere immagini da Internet ma per favore evitate foto sgranate e di bassa qualità: non farete una bella figura! Cercate sui siti di stock photos gratuite (ad esempio pexels.com o freephotos.cc) immagini gradevoli di ottima qualità;
• la leggibilità è fondamentale, quindi i colori vanno scelti accuratamente considerando che un proiettore non ha la medesima resa di uno schermo: scritte chiare su fondi scuri o viceversa. Evitate troppi colori e cercate di mantenere armonia tra essi (potete consultare un generatore di schemi di colore come coolors.co);
• anche il carattere ha la sua importanza. Evitate il Comic Sans, per cortesia. Se vi serve ispirazione, potete trovare migliaia di font liberi su siti web come dafont.com. Personalmente adoro usare font molto puliti come Lato o Aller. Ovviamente cercate di non mescolare, nella stessa presentazione, più di due – massimo tre – font diversi.

5) Siete lì a spiegare un concetto, non a mostrare delle slides

Un po’ di amor proprio, per cortesia! Siete stati chiamati a fare una presentazione, a mostrare dei risultati, una idea, un progetto: sfruttate l’occasione per promuovervi, non solo per fare click sul mouse!

Le slide sono un supporto nel percorso che volete presentare: siete voi che dovete catalizzare l’attenzione, non le slide. Catturare l’attenzione degli astanti non è facile, tutt’altro. Ma proviamo almeno a non contribuire alla distrazione con slide brutte o illeggibili.

• quando sono chiamato a fare una presentazione spiazzo sempre la platea perché esordisco con “vi prego di non prendere appunti e di ascoltare me. Se ci sono domande, alzate la mano senza problemi. A fine della presentazione, per chi è interessato, fornirò tutti i dettagli in merito all’argomento trattato.”;
• cerco di catalizzare l’attenzione degli astanti proiettando foto di alta qualità che riassumono i concetti di cui sto parlando, anche con ironia (se la situazione lo consente);
• uno dei comunicatori più efficaci che ho conosciuto amava usare analogie con il mondo del cinema, proiettando slide con screenshots di film o attori famosi che talvolta ci facevano sorridere: se lo ricordo ancora, a distanza di anni, è perché la sua presentazione fu estremamente efficace;
• quando fate una presentazione ricordate che siete VOI a metterci la faccia, quindi è giusto che decidiate VOI come far passate i contenuti che dovete veicolare;

6) Evitate le animazioni come la peste

E’ frustrante (e distrae) assistere a presentazioni piene di animazioni e suoni: a meno che non sia estremamente importante, evitate qualsiasi tipo di suono o animazione. Nel 2019 non impressionate più nessuno con le scritte che svolazzano per lo schermo o che scivolano da destra, meno che mai con l’odioso suono della macchina da scrivere che, in realtà, assomiglia più ad una mitragliatrice in azione….

• il vantaggio di non usare animazioni è anche garantirne la trasportabilità su sistemi diversi. Personalmente esporto sempre le mie presentazioni in PDF, così da non avere alcun tipo di problema sulla stragrande maggioranza dei sistemi informatici esistenti.

7) Non esagerate con il numero di slides

Ovviamente il numero di slide dipende dalla durata della finestra a noi dedicata (il tempo disponibile per la presentazione) che sulla quantità di concetti importanti da trasmettere. Generalmente si considera una slide ogni 7-10 minuti, cercando di non superare le 15-20 slide al massimo: ricordatevi sempre che se riuscite a “far passare” almeno uno-due concetti, la vostra presentazione avrà avuto successo!

Strumenti

Da qualche anno utilizzo con soddisfazione Google Slides, che offre non solo una grande flessibilità e portabilità ma anche l’esportazione delle slide nei formati più comuni per uso off-line.

Per cercare l’ispirazione, vi segnalo il portale Slideshare (ovviamente cercare presentazioni ben fatte) e, per le foto, verificando sempre la licenza di utilizzo e in aggiunta ai siti di stock photos già segnalati, c’è anche 500px. Anche i motori di ricerca e Pinterest possono essere di aiuto.

*www.zerozone.it